Sabtu, 27 Agustus 2011

SISDM Berbasis TI - 1


Implementasi SISDM Berbasis TI, Tertibkan Administrasi/Manajemen SDM (1)


Sebelum pembahasan lebih lanjut, tentunya mindset kita harus sepakat dulu bahwa :
"Implementasi TI terbukti merubah LowSpeed operation menjadi HighSpeed operation".

Pernyataan diatas sengaja saya tulis untuk meluruskan mindset dan pemahaman kita bahwa implementasi TI memang dibutuhkan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi operasional organisasi, bukan atas dasar trend atau coba-coba meniru organisasi lain yang telah berhasil mengimplementasikan TI.

Untuk menguatkan mindset tersebut, bagi anda yang bukan praktisi di bidang TI, akan saya jabarkan penjelasan mengenai Sistem Informasi Sumber Daya Manusia berbasis TI (SISDM).

SISDM merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya manusia. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain dan menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.

Pada dasarnya tujuan implementasi SIM SDM berbasis TI adalah sebagai berikut :
* Sharing data dan informasi pegawai, meliputi :
o Data SDM yang valid
o Ketersediaan informasi SDM secara cepat
o Keterbukaan Informasi
o Mengamankan informasi yang dianggap rahasia oleh organisasi

* Mempercepat proses pengerjaan administrasi SDM
* Perbaikan manajemen SDM
* Mempercepat pengambilan keputusan Pimpinan

Berdasarkan uraian di atas maka dapat disimpulkan bahwa didalam SIM SDM, pemanfaatan TI hanya sebagai tools penyaji dan pengolah.

Perhatikan gambar berikut ini :
Skema 1. Mekanisme Manajemen SDM


Skema 1 ditulis oleh Bapak Hardijanto, M.PD, salah seorang guru besar di bidang manajemen Sumber Daya Manusia, juga sebagai mantan Kepala BKN. Meskipun title pendidikan beliau M.PD, namun berani saya jamin bahwa ilmu, pengetahuan, dan pengalaman beliau sebagai praktisi menjadikannya layak disebut sebagai Guru Besar.

Melalui skema 1 diatas, saya akan jelaskan bagaimana Sistem Informasi Manajemen SDM berbasis Teknologi Informasi (TI) bisa memaksakan organisasi untuk menertibkan administrasi/manajemen SDM yang dimiliki.

Jika kita perhatikan skema 1 diatas, sebenarnya ujung tombak implementasi SIM SDM yang berdayaguna adalah keberadaan Database SDM itu sendiri. Database adalah pusat data dimana didalamnya berisi berbagai data mentah yang berkaitan dengan SDM. Data mentah yang disimpan di dalam database SDM ini tidak lain adalah sebagai inputan proses untuk menjalankan fungsi manajemen SDM. Apa saja fungsi manajemen SDM, perhatikan skema 2, berikut ini :
Skema 2, Perencanaan SDM

Dengan demikian data mentah yang ada di dalam database SDM adalah segala jenis data yang dibutuhkan untuk kelancaran pelaksanaan fungsi MSDM, yaitu proses rekruitmen, seleksi, penempatan, diklat, keselamatan dan kesehatan kerja, pemberian kompensasi baik aspek penetapan hingga pembayaran, penilaian, promosi, pengembangan hingga pemberhentian.

Untuk organisasi yang memahami dan menerapkan ilmu administrasi tentunya dalam pencarian, pengumpulan, pengolahan dan evaluasi data untuk proses di atas akan mengedepankan proses tertib administrasi dan manajemen data yang baik.untuk model database manual, data di dalam database akan diakses secara manual dan dalam waktu yang lama baru dapat disajikan. berbeda halnya dengan database elektronik yang berbasis TI

Untuk kemudahan penyimpanan data di dalam database yang berbasis TI, data harus diorganisir dengan sesuai dengan kaidah Database Management System (DBMS), yaitu berupa tabel-tabel yang terhubung satu sama lain melalui sebuah primary key atau foreign key. Jika ingin belajar mengenai database klik di sini. Oleh karenanya jika pencarian, pengumpulan, pengolahan dan evaluasi data di atas telah mengedepankan proses tertib administrasi dan manajemen data yang baik, akan semakin memudahkan proses implementasi data berbasis TI. sebab database berbasis TI menghendaki data-data yang akan disimpan telah berbentuk format-format yang telah baku. inilah salah satu argumen bahwa Implementasi Sistem Informasi SDM Berbasis TI Akhirnya Memaksakan Organisasi Menertibkan Administrasi SDM organisasinya.

Kemudian apa argumen selanjutnya bahwa Implementasi Sistem Informasi SDM Berbasis TI Akhirnya Memaksakan Organisasi Menertibkan Administrasi SDM organisasinya. dan apa saja data konten dari database SDM? baca lanjutannya.. .

Bersambung.