Menejemen itu...

Bukanlah Manajemen jika ilmunya bukan untuk menata.

Bukanlah Manajemen jika menatanya tidak sistematis,

Bukanlah Manajemen jika menatanya tidak terencana, terorganisir, tidak terlaksana berurutan, dan tidak terkontrol secara sistematis.

Bukan Manajemen jika pendekatan penerapan POAC tidak indah. Karena manejemen itu seni. Perbedaan atas SWOT dari sumber daya yang ada 6M adalah sebuah keindahan,

Bukanlah Manajemen jika masih ada pemborosan(tidak efisien) dan ada kesia-sian waktu(tidak efektif).

Bukanlah Manajemen jika masih tinggi resiko bagi sumber daya 6M

Bukanlah Manajemen jika dampaknya hanya bermanfaat bagi kepentingan kelompok manusia, dan bukan untuk lingkungan

Bukan Manajemen jika sistematisnya (input>proses>output>outcome>tujuan>Profit 6M

sedemikian rupa untuk dilakukan perbaikan menjadi suatu produk/barang/jasa/keputusan yang terbaik dan berdaya guna lebih indah, lebih kebermanfaatannya bagi tujuan besar management itu sendiri. yaitu peningkatan nilai, kuantitas, serta kualitas yang signifikan atas sumberdaya 6M itu sendiri.

karena Manajemen adalah Suatu ilmu pengetahuan (science) menata secara sistematis dengan pendekatan penerapan P.O.A.C yang indah namun tetap efektif juga efisien menggunakan sumber daya 6M yang dimiliki agar minim resiko utk mencapai tujuan  dan berdampak lebih bermanfaat bagi kemanusiaan dan lingkungannya.

Perhatikan Gambar bagan di bawah ini :

Saya akan memberikan contoh agar anda memahami Bagan Manajemen @ayurai.

                               Input>proses>output>outcome>tujuan

Saya sebut sebagai rangkaian dengan tahapan sistematis yang harus dilalui oleh siapapun. Bukanlah Pelaksanaan Manajemen yang baik jika hanya bicara dan membahas/mengevaluasi salah satu tahapan sistematisdalam rangkaian manajemen, misal : tentang output tanpa peduli bagaimana INPUT &PROSES, juga OUTCOME.

di gambar blok hitam dgn garis tepi merah adalah unsur penting dalam manajemen yang HARUS disertakan dalam keseluruhan rangkaian sistematis manajemen,

Ada unsur sumber daya 6M meliputi : Manusia, Uang, Mesin,Bahan, Metode, Pasar (Man, Money,Machine,Material,Methode, Market) yang diseleksi/difilter/dikenali S.W.O.T (kekuatan,Kelemahan,Peluang, Ancaman) dengan teknik 5W + 1H  .

Setelah dikenali kemudian barulah sumberdaya tersebut yang akan di libatkan selalu  menjadi OBYEK dalam PRINSIP MANAJEMEN  yang sederhana melalui fungsi-fungsi manajemen P.O.A.C

Perencanaan, mengOrganisasikan, melakukan pengawasan, dan melakukan kontrol) secara terpadu.

Tujuan dari fungsi-fungsi tersebut dikerjakan agar efektif dan efisien seluruh rangkaian sistematis manajemen dengan harapan setiap tahapannya menekan/meminimalkan resiko hingga tercapai tujuan management yang lebih baik.

POAC : Planning, Organizing, Actuating, and Controlling | Manajemen Organisasi

Secara umum, dunia manajemen menggunakan prinsip POAC. atau Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling. Prinsip manajemen ini banyak digunakan oleh organisasi dewasa ini untuk memajukan dan mengelola organisasi mereka. Berikut akan kami jelaskan masing masing point tersebut :

Planning 

“Dan siapkanlah untuk menghadapi mereka kekuatan apa saja yang kamu sanggupi dan dari kuda-kuda yang ditambat untuk berperang (yang dengan persiapan itu) kamu menggentarkan musuh Allah dan musuhmu dan orang orang selain mereka yang kamu tidak mengetahuinya; sedang Allah mengetahuinya. Apa saja yang kamu nafkahkan pada jalan Allah niscaya akan dibalasi dengan cukup kepadamu dan kamu tidak akan dianiaya (dirugikan).”. (Al Anfaal ayat 60) 

PERENCANAAN :

Sejumlah langkah –langkah strategis

yang terkonsep detail, sistematis, dan terkomunikasi

 ke seluruh sumber daya  6M yang akan digunakan untuk sadar

 S.W.O.T itu perlu komitmen dan konsekuensi

atas pelaksanaan kerja yang efektifitas dan efisiensi

sehingga dapat meminimalkan resiko/kegagalan/penyimpangan

 terhadap hasil serta dampak dari pencapaian tujuan yang lebih baik.

(Ayu Rai)

Dalam perencanaan, ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan. Yaitu harus SMART yaitu:

Specific artinya perencanaan harus jelas maksud maupun ruang lingkupnya. Tidak terlalu melebar dan terlalu idealis.
Measurable artinya program kerja atau rencana harus dapat diukur tingkat keberhasilannya.
Achievable artinya dapat dicapai. Jadi bukan anggan-angan.
Realistic artinya sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak terlalu sulit. Tapi tetap ada tantangan.
Time artinya ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, triwulan, semesteran atau tahunan. Sehingga mudah dinilai dan dievaluasi.



Organizing 

“Sesungguhnya Allah menyukai orang yang berperang dijalan-Nya dalam barisan yang teratur seakan-akan mereka seperti suatu bangunan yang tersusun kokoh.”. (Ash Shaff ayat 4). 

Agar tujuan tercapai maka dibutuhkan pengorganisasian. Dalam perusahaan biasanya diwujudkan dalam bentuk bagan organisasi. Yang kemudian dipecah menjadi berbagai jabatan. Pada setiap jabatan biasanya memiliki tugas, tanggung jawab, wewenang dan uraian jabatan (Job Description).

Semakin tinggi suatu jabatan biasanya semakin tinggi tugas, tanggung jawab dan wewenangnya. Biasanya juga semakin besar penghasilannya. Dengan pembagian tugas tersebut maka pekerjaan menjadi ringan. Berat sama dipikul, ringan sama dijinjing. Disinilah salah satu prinsip dari manajemen. Yaitu membagi-bagi tugas sesuai dengan keahliannya masing-masing.

Actuating 

“Dan Katakanlah: "Bekerjalah kamu, maka Allah dan Rasul-Nya serta orang-orang mukmin akan melihat pekerjaanmu itu, dan kamu akan dikembalikan kepada (Allah) Yang Mengetahui akan yang ghaib dan yang nyata, lalu diberitakan-Nya kepada kamu apa yang telah kamu kerjakan.” 

(At Taubah 105). 

Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan pelaksanaan kerja. Untuk itu maka dibutuhkan kerja keras, kerja cerdas dan kerjasama. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Kecuali memang ada hal-hal khusus sehingga perlu dilakukan penyesuian.

Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

Controlling 

“Dan sesungguhnya Kami telah menciptakan manusia dan mengetahui apa yang dibisikkan oleh hatinya, dan Kami lebih dekat kepadanya daripada urat lehernya, (yaitu) ketika dua orang malaikat mencatat amal perbuatannya, seorang duduk di sebelah kanan dan yang lain duduk di sebelah kiri. Tiada suatu ucapanpun yang diucapkannya melainkan ada di dekatnya malaikat pengawas yang selalu hadir.” (Al Qaaf 16-18). 

Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan visi, misi, aturan dan program kerja maka dibutuhkan pengontrolan. Baik dalam bentuk supervisi, pengawasan, inspeksi hingga audit. Kata-kata tersebut memang memiliki makna yang berbeda, tapi yang terpenting adalah bagaimana sejak dini dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan maupun pengorganisasian. Sehingga dengan hal tersebut dapat segera dilakukan koreksi, antisipasi dan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan situasi, kondisi dan perkembangan zaman.

aku bidadari surgamu

Aku Menata Diri

Aku Menata Diri

Empat belas Butir Deming (W. Edwards Deming)

1. Ciptakan tujuan yang mantap untuk perbaikan produk dan jasa
2. Adopsi filosofi baru
3. Hentikan ketergantungan pada inspeksi massal
4. Akhiri kebiasaan memberikan bisnis hanya berdasar pada harga
5. Perbaiki sistem produksi dan jasa secara konstan dan terus menerus
6. Lembagakan metode pelatihan yang modern ditempat kerja
7. Lembagakan kepemimpinan
8. Hilangkan rasa takut
9. Pecahkan hambatan diantara staf
10. Hilangkan slogan, nasihat dan target untuk tenaga kerja
11. Hilangkan kuota numerik
12. Hilangkan hambatan terhadap kebanggaan ketrampilan kerja
13. Lembagakan program pendidikan dan pelatihan yang kokoh
14. Lakukan tindakan untuk melakukan transformasi 

Manajer dan Pengelolaan Organisasi dan kebutuhan akan manajemen

Organization (organisasi) adalah :

Dua orang atau lebih yang bekerjasama dalam cara yang terstruktur untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran.

Goal (sasaran) adalah:

Tujuan yang diusahakan untuk dicapaioleh suatu organisasi; organisasi seringkali mempunyai lebih dari satu sasaran; sasaran merupakan elemen dasar dari organisasi

Management (Manajemen) adalah:

Proses perencanaan, mengorganisasikan, memimpin dan mengenalikan pekerjaan anggota organisasi dan menggunakan semua sumberdaya organisasi untuk mencapai sasaran organisasi yang sudah ditetapkan.

Manager (manajer) adalah:

Orang yang bertanggungjawab untuk mengarahkan usaha yang bertujuan membantu organisasi dalam mencapai sasarannya

Berbagai Tipe Manajer

1.   Fist-line (or first level) mangers (manajer yang pertama atau tingkat pertama) adalah: Manajer yang bertanggungjawab terhadap pekerjaan karyawan operasional saja dan tidak membawahkan manajer lain

2.   Middle Manager (manajer menengah) adalah manajer yang berada ditengah-tengah dalam hierarkhi organisasi ,

3.   Top Manager (manajer puncak) adalah: manajer yang bertanggungjawab atas seluruh manajemen dari organisasasi; mereka menetapkan kebijakan operasional dan pedoman interaksi organisasi dengan lingkungannya.

Manager Fungsional dan Umum

1.   Function (fungsi) adalah suatu klasifikasi yang menunjuk pada sekelompok aktivitas serupa dalam suatu organisasi, seperti pemasaran atau koperasi.

2.   Functional manager (manajer fungsional) adalah seorang manajer yang bertanggungjawab hanya atas satu aktivitas organisasi. Seperti manajemen keuangan atau manajemen sumber daya anusia.

3.   General Manager (manajer umjum) adalah seorang yang bertanggungjawab atas semua aktivitas seperti produksi, penjualan, pemasaran dan keuangan untuk sebuah organisasi perusahaan atau anak perusahaan.

4.   Technical skill (ketrampilan teknis) adalah kemampuan menggunakan prosedur, teknik, dan pengetahuan bidang khusus.

5.   Human skill (ketrampilan manusia) adalah kemampuan untuk bekerjasama, memahami dan memotivasi oranglain sebagai individu dalam kelompok.

6.   Conceptual skill (ketrampilan konseptual) adalah kemampuan untuk mengkoordinasikan dan mengintegrasikan semua kepentingan dan aktivitas organisasi

Proses Manajemen

Proses adalah cara sistematik yang sudah ditetapkan dalam melakukan kegiatan.:

1.     Planning (merencanakan) adalah proses

menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu untuk      mencapai tujuan. Rencana juga merupakan pedoman untuk:

a.         Organisasi memperoleh & menggunakan sumberdayayg diperlukan untuk mencapai tujuan.

b.        Anggota organisasi melaksanakan aktivitasnya konsisten dengan tujuan dan prosedur yang   sudah ditetapkan

c.         Memonitor dan mengukur kemajuan untuk mencapai tujuan, sehingga untuk mencapai tujuan, sehingga tindakan korektif dapat diambil bila kemajuan tidak dihasilkan

1.      Organizing (mengorganisasi) adalah proses memperkerjakan dua orang/lebih untuk bekerjasama dgn cara terstruktur guna mencapai sasaran spesifik atau beberapa sasaran

2.      Leading (memimpin) adalah proses mengarahkan danmempengaruhi aktivitas yang berkaitan dengan pekerjaan dari anggota kelompok atau seluruh organisasi

3.      Controlling (pengendalian) adalah proses untuk memastikan bahwa aktivitas sebenarnya sesuai dgn aktivitas yg direncanakan. Fungsi pengendalian melibatkan beberapa elemen :

a.   Menetapkan standar prestasi kerja

b.   Mengukur prestasi saat ini

c.    Membandingkan prestasi ini dengan standar yang telah ditetapkan

d.   Mengambil tindakan korektif bila ada deviasi yang dideteksi

Mengapa Belajar Teori Manajemen

Theory (teori) adalah sekelompok asumsi yang masuk akal dikemukakan untuk menjelaskan hubungan antara dua fakta atau lebih yang dapat diamati serta menyediakan dasar yang mantap untuk memerkirakan peristiwa pada masa depan:

1.      Teori memberikan fokus yang mantap untuk memahami apa yang kita alami.

2.      Teori mempermudah kita berkomunikasi dengan efisien dan dengan demikian bergerak kearah hubungan yang semakin kompleks

Teori membuat kita -  bahkan, menantang kiata – untuk terus belajar mengenai dunia kita

Fungsi Manajemen

Perencanaan

Pengorganisasian

Penggerakkan                                   leadership                  pengambilan keputusan

Pengawasan

Evolusi Teori  Manajemen

1. Aliran manajemen ilmiah

Scientific managemen theory (teori manajemen ilmiah) adalah pendekatan manajemen, dirumuskan oleh Frederick A Taylor dan kawan-kawan antara tahun 1890 dan 1930, yang mencoba menerangkan secara ilmiah metode terbaik untuk melaksanakan tugas apapun, dan untuk menyeleksi, melatih dan memotivasi pekerja.

2. Aliran Teori organisasi klasik

Classical organization theory (teori organisasi klasik) adalah Suatu usaha, dipelopori oleh Henry Fayol untuk mengenali prinsip-prinsip dan ketrampilan yang mendasari manajemen efektif.

3. Aliran Tingkah laku organisasi adalah manusia / neo klasik (kebutuhan)

Behavior school (aliran tingkah laku) adalah sekelopok sarjana manajemen yang terlatih dalam bidang sosiologi, psikologi serta bidang-bidang terkait, yang menggunakan keanekaragaman pengetahuan mereka untuk memahami dan menjalankan manajemen organisasi secara efektif.

4. Aliran ilmu manajemen

Managemen scince school (aliran ilmu manajemen) adalah Pendekatan masalah manajemen dengan penggunaan teknik matematik untuk membuat model, menganalisa dan menyelesaikannya.

*bapak ahli manajemen adalah  Frederick A Taylor

PERENCANAAN

Arti Perencanaan:

Keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang dari hal-hal yang dikerjakan di masa yang akan datang, dalam rangka pencapaian tujuan.

Fungsi perencanaan:

Yakni memilih arah yang paling tepat untuk mencapai hasil yang optimal

Mengapa Perencanaan harus dibuat:

·         Setiap kita hendak mencapai tujuan dengan baik, berhasil dan berdaya guna, maka fungsi perencanaan menjadi penting

·         Tahapan kegiatan yang akan kita lakukan perlu ditetapkan atau  direncanakan

•         Untuk menetapkan disiplin

•         Untuk melindungi kita dari hambatan

•         Memberi arah dasar untuk selalu menilai diri

SYARAT PERENCANAAN

1. Apa saja yang mau dilakukan?
2. Mengapa/tujuan/alasan melakukan sesuatu?
3. Siapa saja yang akan melakukan dan siapa dan apa yang akan jadi sasara?
4. Kapan dilaksanakan?
5. Dimana dilaksanakan?
6. Bagaimana langkah dan tahapan dari kegiatan?

SYARAT UNTUK MERENCANAKAN PROGRAM

1. Mengenali dan mengerti kebutuhan yang akan direncanakan
2. Tujuan yang jelas (pendek-menengah-panjang)
3. Ada rangkaian kegiatan yang jelas
4. Lingkungan yang nmendukung
5. Waktu yang memungkinkan

PENERAPAN PERENCANAAN

Tidak adanya perencanaan yang baik, maka dapat menimbulkan:

Pemborosan yang berlebihan

Pembelian baran-bahan yang tidak jelas

Kehabisan uang

Kebutuhan tidak terbeli, tenaga dan waktu terbuang percuma.

Langkah-langkah pembuatan

perencanaan

1.      Penguasaan terhadap masalah yang hendak direncanakan.

2.      Tetapkan tujuan untuk membantu dalam pemenuhan kebutuhan

3.      Menetapkan sasaran

4.      Membuat desain rencana kegiatan

5.      Menyusun anggaran belanja program

Perbedaan Anggaran

1.      Anggaran Pemerintah  = Menyusun pengeluaran semua pemerintah baru dicarikan pemasukan. Anggaran harus seimbang

2.      Anggaran perusahaan = dari pemasukan dulu baru dialokasikan ke pengeluaran karena perusahaan tidak ingin mengambil resiko

PERLUNYA PENGORGANISASIAN DI ORGANISASI

1. Tanpa rencana manajer tidak dapat mengetahui bagaimana mengorganisasikan orang dan sumber daya secara efektif. Mereka mungki bahkan tidak mempunyai ide yang jelas mengenai apa yang perlu mereka organisasikan.
2. Tanpa rencana, manajer dan bawahannya hanya mempunyai peluang kecil untuk mencapai sasaran atau mengetahui kapan dan dimana mereka keluar dari jalur.

KRITERIA PENILAIAN EFEKTIVITAS PERENCANAAN

Beberapa kriteria yang digunakan untuk menilai efektivitas perencanaan antara lain:

1. Kegunaan,
2. ketepatan dan obyektivitas
3. Ruang lingkup
4. Efektivitas biaya
5. kuntabilitas, dan ketepatan waktu

Perencanaan Strategik versus Perencanaan Operasional

	Perencanaan Operasional	Perencanaan Strategik
Pusat bahasan	Masalah-masalah pengoperasian	Kelangsungan dan pengembangan jangka panjang
Sasaran	Laba sekarang	Laba di waktu yan akan datang
Batasan	Lingkungan sumber daya sekarang	Lingkungan sumber daya waktu yang akan datang
Hasil yang diperoleh	Efisiensi dan stabilitas	Pengembangan potensi mendatang
Informasi	Dunia bisnis sekarang	Kesempatan diwaktu yang akan datang
Organisasi kepemimpinan	Birokrasi/stabil Konservatif	Kewiraswastaan/fleksibel mengilhami perubahan radikal

Pemecahan masalah	Berdasarkan pengaaman masa lalu	Antisipasi, menemukan pendekatan-pendekatan baru
	Resiko rendah	Resiko tinggi

PROSES PEMBUATAN KEPUTUSAN

Tahap 1 : Pemahaman dan Perumusan Masalah

Tahap 2 : Pengumpulan dan analisis Data yang relevan

Tahap 3 : Pengembangan Alternatif-alternatif

Tahap 4 : Evaluasi alternatif-alternatif

Tahap 5 : Pemilihan alternatif tertbaik

Tahap 6 : Implementasi Keputusan

Tahap 7 : Evaluasi hasil-hasil Keputusan

ORGANIZING

Organizing berarti penentuan, pengelompokkan serta pengaturan dari pada berbagai macam aktivitas yang dianggap perlu, untuk mencapai tujuan-tujuan, menyeluruh orang melaksanakan aktivitas-aktivitas tersebut.

BAGAIMANA CARA BERORGANISASI

1. Ketahuilah tujuan
2. Bagi-bagilah pekerjaan, yang harus dilaksanakan dalam sejumlah aktivitas-aktivitas komponen.
3. Kelompokkanlah aktivitas-aktivitas tersebiut hingga kesatuan-kesatuan yang praktis.
4. Untuk asetiap aktivitas atau kelompok aktivitas yang akan dilaksanakan, supaya digariskan denga jelas, tugas yang harus dilaksanakan dan setelah itu sediakanlah alat-alat fisik serta lingkungan yang dibutuhkan.
5. Pekerjakanlah personil yang kompeten
6. Delegirlah otoritas yang perlu, kepada personil yang akan diberi tugas.

DEPARTEMENTASI

Pengorganisasian adalah tindakan mengusahakan hubungan-hubungan kelakuan yang efektif antara orang-orang, hingga mereka dapat bekerja sama secra efisien dan demikian memperoleh kepuasan pribadi dalam hal melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan atau sasaran tertentu.

ALAT-ALAT DEPARTEMENTASI

Alat-alat pokok departementasi mencakup departementasi menurut :

1. Fungsi 2. Produk 3. Daerah 4. Pembeli 5. Proses 6. Kelompok tugas 7. Matriks

DEPARTEMENTASI MENURUT FUNGSI

Biasanya digunakan untuk tingkat-tingkat organisasi puncak dan bagian bawah.

DEPARTEMENTASI MENURUT PRODUK

Disini menekankan pada manfaat pengetahuan khusus dan dianjurkan adanya tingkat tertentu spesialisasi. Contoh Toserba yang diisahkan menurut produk.

DEPARTEMENTASI MENURUT DAERAH

hal ini dilakukan bila jarak dekat dengan kondisi-kondisi lokal ternyata memberikan keuntungan, contohnya biaya rendah dan kesempatan untuk menarik keuntungan daripada kondisi lokal

DEPARTEMENTASI MENURUT PRIBADI

Titik berat diletakkan atas kempuan untuk lebih baik melayani pembeli produk/jasa maka sebaiknya dilakukan dengan departementasi ini. Contoh, bank pemberi kredit, pembagian yang lazim adalah:

1. Pinjaman kepada pengecer dan para grosir

2. Pinjaman kepada para produsen

DEPARTEMNTASI MENURUT PROSES

Digunakan bila mesin atau alat yang digunakan memerlukan skill yang khusus untuk menjalankannya, ataupun kapasitasnya demikian besar sehingga tidak memungkinkan dilakukan pembagian secara organisatoris. Ataupun yang memiliki fasilitas teknis yang mengharuskan adanya suatu lokasi secara terkonsentrasi.

WEWENANG DAN KEKUASAAN

Wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu.

Kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok, keputusan atau kejadian. Wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa wewenag akan menyebabkan konflik dalam organisasi.

Mengapa pendelegasian wewenang perlu di lakukan ?

DELEGASI WEWENANG

Adalah proses dimana para manajer mengalokasikan wewenang ke bawah kepada orang yang melapor kepadanya. 4 kegiatan terjadi ketika delegasi dilakukan:

PENGORGANISASIAN

Pengorganisasian adalah tindakan mengusahakan hubungan-hubungan kelakuan yang efektif antara orang-orang, hingga mereka dapat bekerja sama secra efisien dan demikian memperoleh kepuasan pribadi dalam hal melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujn atau sasaran tertentu.

SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI

KEUNTUNGAN SENTRALISASI

1. Pemimpin puncak memperoleh kekuasaan serta prestise.
2. Dibantu oleh uniformitas kebijaksanaan-kebijaksanaan, praktek dan keputusan.
3. Para ahli yang ada dimanfaatkan secara penuh.
4. Dapat dihindari duplikasi fungsi.
5. Bahaya adanya tindakan yang menyimpang dikurangi
6. Tidak diperlukan prosedur serta praktek-praktek pengawasan yang berbelit.

KEUNTUNGAN DESENTRALISASI

1. Menekankan delegasi pembuatan keputusan dan mengurangi beban para top managers.
2. Dirangsang perkembangan kaum generalis daripada kaum spesialis sehingga membantu kenaikan pangkat orang yang bersangkutan ke posisi manager umum
3. Orang cepat mengenal aspek-aspek penting pekerja khusus.
4. Effisiensi bertambah.
5. Untuk perusahaan multi-unit yang berkaitan dengan perpencaran geografis, dapat mencapai keuntungan maksimal daripada kondisi lokal masing-masing.
6. Rencana dapat dicoba secara eksperimental pada pabrik tertentu, kemnudian dimodifikasi dan dibuktikan.

ACTUATING

Tindakan untuk mengusahakan agar anggota kelompok, suka/berusaha untuk mencapai sasaran-sasaran agar sesuai dengan perencanaan mangerial, dan usaha-usaha organisasi.

Pentingnya actuating

Actuating merupakan bagian penting, dari proses management berlainan dengan ketiga fungsi manajemen lainnya. Actuating khususnya berhubungan dengan orang-orang. Bahkan banyak managers praktik, beranggapan bahwa Actuating merupakan intisari management.

Prinsip Actuating

Usaha Actuating baik normal dicari dengan jalan memperlakukan pekerja sebagai manusia dengan jalan merangsang pertumbuhan serta perkembangan mereka mengusahakan adanya keinginan untuk malampaui pihak lain. Menghargai pekerjaan yang diselesaikan dengan baik dan mengusahakan adanya unsur keadilan tanpa pilih kasih (fai play)

Mencapai Actuating managerial yang efektif

Ada beberapa petunjuk untuk mencapai motivasi yang efisien, dalam bidang management, diantaranya:

1. Usaha agar orang-orang merasa dirinya penting 
2. Usahakanlah untuk mengetahui perbedaan-perbedaan individu.
3. Usahakan agar saudara menjadi pendengar yang baik.
4. Hindarkan timbulnya perdebatan-perdebatan. 
5. Hormatilah perasaan orang lain.
6. Gunakanlah pertanyaan/percakapan untuk mengajak orang-orang bekerja keras.
7. Janganlah berusaha untuk mendominir.
8. Ingatlah bahwa kebanyakan orang-orang adalah tamak.
9. Praktekanlah management partisipatif
10. Berikanlah perintah-perintah jelas dan lengkap.
11. Gunakanlah instruksi-instruksi
12. Selenggarakan pengawasan (supervisi) yang efektif.

KEPEMIMPINAN

•         Seni mempengaruhi sikap dan mengarahkan pendapat orang  dengan dasar kepatuhan, kepercayaan, hormat dan kerja sama yang bersemangat dalam mencapai tujuan bersama.

•         Orang yang menerapkan prinsip dan teknik yang memastikan motivasi, disiplin dan produktivitas dalam mencapai tujuan bersama.

•         Kekuasaan yang melibatkan hubungan dengan orang lain.

•         Pemberi kemudahan yang membantu melancarkan pencapaian tujuan.

JADI :

•         Seseorang menjadi pemimpin apabila memiliki anggota.

•         Pemimpin, diperlukan oleh anggota agar dapat mencapai tujuan yang disepakati bersama.

•         Pemimpin akan diikuti bahwa sang pemimpin karena anggota berpendapat bahwa sang pemimpinan itu benar, karenanya perlu diikuti.

PRINSIP KEPEMIMPINAN

1. Tentukan sasaran dan tujuan bersama anggota kelompok.
2. Bantua anggota untuk mencapai tujuan/sasaran kelompok.
3. Koordinasi kegiatan kerja.
4. Bantu anggota agar dapat menyesuaikan diri dengan kelompok. 
5. Tunjukkkan bahwa orientasi kita adalah kelompok, bukan perorangan.
6. Tunjukkan perhatian manusiawi.

GAYA KEPEMIMPINAN

Otokratis:

Membuat keputusan sendiri (kekuasaan terpusat) yang dipaksakan.

Berwenang penuh : anggota ketakutan

Bertanggung jawab sendiri.

Pengawasan bersifat ketat, langsung dan tepat.

Komunikasi top down

Dapat menjadi otokratis kebapakan

(anggota ditangani efektif, pemimpin memberiperintah dan pujian,

anggota dituntut loyal)

Demokratis/partisipatif

Ada konsultasi dengan anggota→ anggota dapat memberi sumbangan saran.

Komunikasi 2 arah lancar.

Pemimpin bertanggung jawab dalam mengambil keputusan.

Kondisi organisasi yang kondusif untuk belajar mampu memantau prestasi

diri sendiri, berani mencoba tata kerja baru.

Kendali bebas

Memberi kekuasaan kepada anggota untuk memecahkan masalah

dan mengembangkan diri.

TEORI-TEORI KEPEMIMPINAN

Teori pendekatan perilaku; Teori X dan Y dari Douglas McGregor

McGregor mengemukakan bahwa strategi kepemimpinan dipengaruhi anggapan seorang pemimpin tentang sifat dasar manusia.

Pertama, anggapan-anggapan yang kemudian disebut sebagai teori X meliputi:

1. Rata-rata pembawaan manusia malas atau tidak menyukai pekerjaan.
2. Orang harus dipaksa, diawasi, diarahkan atau diancam dengan hukuman.
3. Rata-rata manusia lebih menyukai diarahkan, ingin menghindari tanggung awab.

Kedua anggapan yangdisebut sebagai teori Y meliputi:

1.  Penggunaan usaha fisik dan mental dalam bekerja adalah kodrat manusia.
2.  Pengawasan dan ancaman hukuman eksternal bukanlah tujuan organisasi.
3.  Keterikatan pada tujuan merupakan fungsi dari penghargaan yang berhubungan  dengan pretasi mereka.
4. Rata-rata manusia, dalam kondisi yang layak, belajar tidak hanya untuk  menerima tetapi mencari tanggung jawab.
5. Ada kapasitas besar untuk mencari imajinasi.
6. Potensi intelektual rata-rata manusia hanya digunakan sebagian saja dalam

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Komunikasi yang paling efektif adalah penting bagi para manajer, paling tidak untuk dua alasan:

Komunikasi adalah proses malalui mana fungsi-fungsi manajemen perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dapat dicapai.

Komunikasi adalah kegiatan untuk mana para manajer mencurahkan sebagian besar proposi waktu mereka.

SALURAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Komunikasi Vertikal

Terdiri atas Komunikasi ke atas dari ke bawah sesuai dengan perintah. Komunikasi ke bawah di mulai dari manajemen puncak kemudian ke bawah malalui tingkatan-tingkatan manajemen sampai karyawan dan personalia paling bawah. Maksud utama komunikasi ke bawah adalah untuk memberi penagrahan, informal, instruksi, nasehat/saran dan penilaian kepada bawahan serta memberikan informasi kepada para anggota organisasi tentang tujuan dan kebijakan organisasi.

Manajemen seharusnya tidak hanya memusatkan perhatian pada usaha Komunikasi ke bawah, tetapi juga komunikasi ke atas.

Fungsi Komunikasi ke atas untuk mensuplai informasi kepada tingkatan manajemen atas tentang apa yang terjadi pada tingkat bawah.

Bentuk Komunikasi seperti “pintu terbuka” sistem Komunikasi informal, survay sikap, dewan manejemen karyawan, atau sistem inspektur jenderal dirancang untuk memudahkan komunikasi ke atas ke manajemen puncak.

Komunikasi horisontal atau lateral

Komunikasi horisontal atau lateral meliputi hal-hal sebagai berikut:

1. Komunikasi diantara para anggota dalam kelompok kerja  yang sama.

2. Komunikasi yang terjadi antara dan diantara departemen tingkatan organisasi yang sama                                                                                                                         pada   

Bentuk Komunikasi ini bersifat koordinatif, dan merupakan hasil dari konsep spesialisasi organisasi., sehingga Komunikasi ini dirancang guna mempermudah koordinasi dan penanganan masalah.

Komunikasi Diagonal

Komunikasi diagonal merupakan kombinasi yang mendorong secara menyilang rantai perintah organisasi. menerima tetapi mencari tanggung jawab.

MOTIVASI

Pengertian

Motivasi diartikan sebagai kemampuan untuk berbuat sesuatu. Motivasi seseorang tergantung kepada kekuatan motifnya. Motif adalah kebutuhan, keinginan, dorongan atau impus. Mc Clellandmengkategorikan tiga motif individu yakni motif berafiliasi, berkuasa, danberprestasi.

TEORI ISI

Teori hirarki kebutuhan Abraham Maslow

Kebutuhan manusia dapat disusun dalam satu hirarki dari kebutuhan terendah sampai tertinggi. Kedua, bahwa kebutuhan yang telah terpuaskan berhenti menjadi motivator utama dari perilaku.

Dalam hirarkhi Maslow kebutuhan yang harus terpenuhi adalah kebutuhan fisiologi seperti makan-minum, perumahan, seks dan istirahat. Kebutuhan yang lebih tinggi berikutnya adalah kebutuhan akan rasa aman, kebutuhan ketiga yakni kebutuhan sosial: cinta, persahabatan dan kekeluargaan. Kebutuhan berikutnya yakni aktualisasi dan pemenuhan diri pada tingkat kelima.

DASAR-DASAR PENGAWASAN

Pengawasan adalah proses untuk menjamin bahwa tujuan organisasi dan manajeman tercapai. Definisi pengawasan olehRobert J. Mockler berikut ini telah memperjelas unsur-unsur esensial proses pengawasan.

Pengawasan manajeman adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan

TAHAP-TAHAP DALAM PENGAWASAN

1. Penetapan standar pelaksanaan
2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
3. Pengukuran kegiatan pelaksanaan kegiatan nyata
4. Menetapkan standar petunjuk dan hasil
5. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik
6. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

ALAT BANTU PENGAWASAN

Mangement By Exception (MBE), atau prinsip pengecualian, memungkinkan manger untuk mengarahkan perhatiannya pada bidang-bidang pengawasan yang paling kritis dan mempersilahkan para karyawan atau tindakan manajemen rendah untuk menangani variasi rutin.

Mangement-Information System (MIS)

Sistem ini memainkan peranan penting dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen perencanaan dan pengawasan dengan efektif. MIS adalah suatu metode formal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat da tepat bagi manejeman, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membatu proses pembuatan keputusan dn memungkinkan fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi dilaksanakan secara efektif.