Definisi Baku SDM Teknologi InformasI

Untuk mengawali postingan kali ini perkenankan saya menceritakan sedikit pengalaman ketika menempuh pendidikan S2 Magister Administrasi Publik, yang alhamdulillah telah saya selesaikan Agustus 2009 yang lalu (Bukan pamer loh sob, buat alur crita ajah).

Ketika itu diskusi di kelas sangat gencar, membicarakan mengenai kompetensi SDM khususnya pegawai negeri sipil. Diskusi seolah-olah terdiri dari dua kubu. Karena memang mahasiswa S2 angkatan saya terdiri atas berbagai kalangan namun bisa dikelompokkan menjadi 2 kubu yaitu golongan mayoritas yaitu bapak/ibu yang berusia 35 tahun ke atas dimana sebagian besar mereka menduduki jabatan tertentu di suatu instansi pemerintah dan golongan minoritas yaitu saya dan rekan-rekan yang berusia antara 25-33 tahun.

Seperti biasa kecenderungan golongan tua selalu menghendaki status qua (tidak ingin perubahan yang signifikan), sedangkan golongan muda jelas menghendaki perubahan, karena memang “gerah” melihat kesalahan-kesalahan fatal penempatan kompetensi SDM dimana mereka bekerja. Bahkan ekstremnya “klo perlu potong generasi deh”, artinya matiin semua generasi tua khusunya yang meghambat kemajuan ganti dengan yang muda-muda. Dalam hati, saya tersenyum geli meskipun disisi lain juga setuju seh, tapi masalahnya apakah ketika diganti yang muda terus tiba-tiba semua bisa berubah menjadi baik? yang ada justru tradisi buruk yang tua diteruskan. Banyak contoh kasus politisi-polistisi indonesia, ketika muda berdemonstrasi menuntut perubahan sana sini, namun ketika diberi kesempatan duduk sebagai pejabat/pimpinan untuk melakukan perubahan yang selama ini diteriakkan malah meneruskan tradisi buruk sebelumnya, hanya saja dilakukan dengan cara yang jauh lebih halus. (“senyap”).

Disela diskusi tersebut saya tertarik mengenai sesuatu hal, sepanjang diskusi orang membicarakan mengenai kompetensi SDM yang tentunya bermacam-macam sesuai dengan profesinya. Dan masing-masing profesi para ahli dunia barat sepertinya sudah memiliki semacam standar baku untuk kompetensi-kompetensi tiap-tiap profesi yang ada di dunia ini. kemudian saya keluarkan handphone, lalu saya buat catatan kecil disana, yang bertuliskan “Ketika menempuh pendidikan sarjana (S1) saya banyak menerima ilmu yang berbasis teknologi informasi, untuk menjadi yang terbaik di lingkungan kerja atau di kalangan luas tentunya saya harus tahu kompetensi-kompetensi apa yang harus saya miliki di bidang TI, dan bagaimana memenuhi kompetensi itu semua? Dan lagi pula saya jarang mendengar istilah tentang SDM TI, justru yang sering kita denger programmer, administrator database, network IT analysist”. kemudian saya masukkan kembali handphone saya, dan melanjutkan diskusi yang berlangsung.

Tak beberapa lama kemudian saya keluarkan handphone lagi, sebab muncul pertanyan lagi dalam benak saya. “dan ini harus saya catat”, pikir saya begitu. Lagi-lagi saya buat catatan kecil di handphone yang bunyinya, “jika demikian, apa sebenarnya definisi baku Sumber Daya Manusia Teknologi Informasi (SDM TI)? Dan siapa SDM TI? Apakah programmer, administrator database, network IT analysist?”.

Pertanyaan itulah yang mengganggu pikiran saya selama proses diskusi berlangsung, mau saya tanyakan kepada professor yang ketika itu mengajar, saya pesimis akan menemukan jawaban yang pas, sebab saya melihat professor yang mengajar tidak terlalu mendalami bidang pertanyaan saya tersebut.

Akhirnya, setelah jam kuliah selesai saya ingin bergegas pulang dan mencari referensi buku beberapa ahli untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut. Dan hasilnya 100% gagal artinya baik secara nasional maupun internasional ternyata tidak ada definisi baku mengenai SDM Teknologi Informasi. Namun demiikian saya terus mencari. Setelah beberapa hari mencari, ahirnya saya temukan jawabannya dan saya buat kesimpulannya mengenai pertanyaan-pertanyaan saya tersebut. Nah jika sobat memiliki pertanyaan seperti yang saya ceritakan di atas, silakan baca postingan ini, referesi ilmiah dijamin ada dasarnya. (Wah maaf, prolognya terlalu panjang yah..).


Jadi begini sobat, rupanya para ahli mendefinisikan SDM dalam berbagai macam perspektif sesuai keahlian dan latar belakang penelitian masing-masing. Menurut Dermawan Wibisono (2006:131), SDM didefinisikan sebagai sumber daya insan yang merupakan sumber daya yang paling penting untuk dapat memenangkan persaingan, karena merupakan tulang pungggung dari seluruh system yang dirancang, metode yang diterapkan, dan teknologi yang digunakan.

Sedangkan Manulang (1987:14) menyatakan bahwa SDM atau personalia adalah tenaga kerja, buruh atau pegawai yang mengandung arti keseluruhan orang-orang yang berkerja pada suatu organisasi tertentu.

Definisi yang lengkap beserta karakteristiknya diungkapkan oleh Nawawi (El-qorni, 2009:1) dengan membagai tiga pengertian SDM yaitu; SDM adalah manusia yang bekerja dilingkungan suatu organisasi (disebut juga personil, tenaga kerja, pekerja atau karyawan); SDM adalah potensi manusiawi sebagai penggerak organisasi dalam mewujudkan eksistensinya; SDM adalah potensi yang merupakan aset dan berfungsi sebagai modal (non material/non finansial) di dalam organisasi bisnis, yang dapat mewujudkan menjadi potensi nyata (real) secara fisik dan non-fisik dalam mewujudkan eksistensi organisasi.

Berdasarkan pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa sumber daya manusia adalah manusia yang bekerja di lingkungan organisasi dengan menggunakan potensi fisik dan psikis yang dimilikinya secara maksimal bagi pencapaian tujuan organisasi (lembaga).

Kemudian mengenai Teknologi Informasi didefinisikan oleh Juhan (2009:4-5) berdasarkan definisi beberapa ahli yaitu sebagai berikut :

1. Alter (1992), Teknologi Informasi mencakup perangkat keras dan perangkat lunak untuk melaksanakan satu atau sejumlah tugas pemrosesan data, seperti menangkap, mentransmisikan, menyimpan, mengambil, memanipulasi atau menampilkan data.
2. Martin (1999), Teknologi Informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras dan perangkat lunak) yang digunakan untuk memroses dan menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi.
3. Lucas (2000), teknologi informasi adalah segala bentuk teknologi yang diterapkan untuk memroses transaksi, perangkat lunak lembar kerja (spreadsheet), dan peralatan komunikasi dan jaringan.
4. kamus Komputer dan teknologi informasi (2004), Teknologi Informasi adalah teknologi yang menggabungkan komputasi (komputer) dengan jalur komunikasi data, suara maupun video.
5. Kamus Oxford (2009), Teknologi informasi adalah studi atau penggunaan sistem komputer dan telekomunikasi untuk menyimpan, menganalisa dan mengirim informasi.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa Teknologi Informasi (TI) adalah penggunaan sistem komputer dan telekomunikasi untuk menyimpan, memroses, menganalisa, mengambil dan mengirim informasi.

Kemudian pengertian SDM TI, berdasarkan panduan pengukuran aktivitas teknologi dan sains, (The Measurement of scientific and Technological) khususnya dalam Canberra manual (bagian dari dokumen Organization for Economic Cooperation and Development/ OECD), yaitu dalam Manual of the Measurement of Human Resources Devoted to S dan T menyatakan ;

“Human Resources in science and technology (HRST), the definition is based on two dimensions, qualification and occupation. HRST are people who fulfil one or other of the following conditions;

1. Successfully completed education at the third level in an S and T field study;
2. Not formally qualified as above, but employed in a and T occupation where the above qualifications are normally required."

Kemudian didefinisikan lanjut oleh Unesco, “successfully completed education at the third level” convers studies leading to a first or higher university degree and also other studies at post secondary level leading to award not fully equivalent to a first university degree”.

Berdasarkan pengertian di atas maka SDM IPTEK adalah mereka-mereka yang telah menyelesaikan pendidikan SLTA atau perguruan tinggi khusus di bidang IPTEK atau mereka belum memiliki pendidikan tersebut tetapi bekerja pada bidang IPTEK yang memenuhi kualifikasi standar kelayakan menangani bidang IPTEK yang terkait pekerjaannya.

Bidang yang terkait Iptek berdasarkan Canberra Manual adalah Natural Science, Enginering and Technology, Medical Science, Agriculture sciences, Agricultural Science, Social science dan Humanities.

Khusus untuk bidang Teknologi informasi dalam lampiran Canberra manual ditemukan beberapa pekerjaan yang terkait bidang tersebut yaitu; orang-orang yang bekerja pada bagian computer service departemen (Departemen pelayanan komputasi), information technology professional (orang-orang yang bekerja dengan computer dan komunikasi secara profesional), computer and communication technicians (teknisi TI); computer assistans (asisten TI), computer aqulpment operators (operator komputer)and industrial robot controller (kontroler industri robot).

Berdasarkan beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa yang disebut SDM TI suatu organisasi/perusahaan xxx adalah memenuhi seluruh karakteristik berikut ini;

1. Manusia yang bekerja di lingkungan organisasi/perusahaan xxx
2. Menggunakan potensi yang dimilikinya untuk pencapaian tujuan organisasi perusahaan xxx tersebut
3. Potensi yang dimaksud adalah kemampuan menangani bidang sistem komputer dan telekomunikasi yang didapat dari pendidikan SLTA atau perguruan tinggi khusus di bidang sistem komputer dan telekomunikasi atau didapat dari lingkup pekerjaannya selama menangani bidang tersebut.

Sekian sobat, Jangan Lewatkan Postingan Selanjutnya mengenai 'Kompetensi SDM TI'
"sungguh indahnya berbagi" 

IMPLEMENTASI TEPAT = PERUBAHAN LEBIH BAIK

Implementasi TI, Wujud Manajemen Perubahan

Sobat, melalui tulisan ini saya akan buktikan secara narasi bahwa implementasi TI adalah salah satu wujud Manajemen Perubahan

Seiring perkembangan waktu, teknologi informasi (TI) telah memegang peranan penting dalam berbagai sektor kehidupan. Dari sudut pandang organisasi, para pimpinan organisasi telah banyak yang menyadari pentingnya TI mewujudkan efektifitas dan efisiensi organsasi. TI telah merubah mindset lowspeed operation menjadi highspeed operation. Dengan demikian, tentunya kita sepakat TI disebut sebagai piranti perubahan.

Mengapa TI disebut sebagai piranti manajemen perubahan? argumentasinya adalah sebagai berikut :

1. Dengan implementasi TI yang benar ternyata mampu meningkatkan efektif dan efisiensi organisasi yang signifikan;

2. Kemudian organisasi yang memiliki itikat baik untuk implementasi TI tentunya akan memacu bahkan sampai taraf memaksakan dirinya untuk mempersiapkan berbagai kebutuhan dalam rangka implementasinya baik yang berkaitan dengan TI itu sendiri atau di luar TI, tidak hanya sebatas biaya tetapi juga perbaikan manajemen administrasi. Untuk lebih jelasnya baca studi kasus : “implementasi TI melalui SISDM mampu memaksakan organisasi untuk memiliki manajemen administrasi kepegawaian/SDM yang baik klik disini atau implementasi e-Procurement pada akhirnya memaksakan organisasi menertibkan pengadaan barang/jasanya, klik disini);

3. Implementasi TI haruslah mengacu dan selaras dengan strategi bisnis perusahaan atau organisasi. Dengan demikian organisasi akan dipaksakan untuk melakukan evaluasi strategi bisnisnya;

4. Implementasi TI sebagai bagian dari proses dan kapabilitas, sehingga akan memaksakan untuk melakukan penataan proses dan kapabilitas itu sendiri, serta penataan tiga komponen lainnya, yaitu struktur organisasi, sistem remunerasi, serta SDM nya;

5. Aplikasi TI memudahkan kita (agen perubahan) untuk menyampaikan doktrin pentingnya perubahan dan meningkatkan jumlah subjek perubahan untuk turut bersama menjadi agen perubahan;

Dengan demikian Implementasi TI di suatu perusahaan atau organisasi berarti mengubah sesuatu di dalam perusahaan atau organisasi tersebut. Dengan Begitu, implementasi TI adalah suatu perubahan di dalam perusahaan atau organisasi, sehingga kita harus melihat model-model yang berlaku dalam manajemen perubahan;

Namun demikian tidaklah seluruh organisasi mampu mewujudkan efisiensi dan efektifitas setelah berupaya mengimplementasikan TI, tentunya banyak yang menemukan kegagalan. Ketika implementasi TI dengan biaya yang sangat besar ternyata tidak mampu merubah organisasi seperti yang diharapkan adalah suatu hal yang sangat disayangkan.

Berikut tiga jenis kesalahan (error) yang berkaitan dengan implementasi TI ini. Pertama, kesalahan teknis (technical error) yang berkaitan dengan kualitas teknis yang rendah. Kedua, kesalahan fungsional (functionality error) yang berkaitan dengan ketidaksesuaian antara fungsi teknologi dengan kebutuhan perusahaan atau organisasi. Ketiga, kesalahan manusia (human error) yang secara garis besar berkaitan dengan kemampuan (skill) dan kemauan (motivation) karyawan untuk menggunakan teknologi tersebut.

Maka kita dapat menyimpulkan bahwa implementasi TI di suatu perusahaan atau organisasi tidaklah sesuatu yang berdiri sendiri.

Menanggapi ungkapan Kotter yang menyatakan setidaknya ada tiga kemampuan yang dibutuhkan pemimpin perubahan, hal ini juga berlaku di bidang TI yaitu;

1. Kemampuan mendiagnosa kemungkinan-kemungkinan penolakan perubahan, sebab tidak sedikit orang/pihak yang anti TI dikarenakan ketakutan TI akan mengambil pekerjaannya atau ketidakmampuannya memanfaatkan fasilitas TI itu sendiri

2. kemampuan menangani semua bentuk penolakan yang ada, pada umumnya dilakUkan dengan pendekatan persuasif bahwa TI akan memudahkan pekerjaan dan melakukan pemilihan aplikasi TI yang very user friendly

3. kemampuan memilih strategi untuk melakukan perubahan. Pemimpin TI (atau sering disebut CIO) harus menyadari argumentasi TI sebagai piranti perubahan sehingga implementasi TI yang dilakukan berjalan sesuai koridor dan mampu menunjukkan sebagai tools problem solving organisasi atau individu.

SISDM Berbasis TI - 2

Implementasi SISDM Berbasis TI, Tertibkan Administrasi MSDM(2)

Sobat, postingan ini menjawab pertanyaan postingan saya sebelumnya klik disiniyaitu apa argumen selanjutnya bahwa Implementasi Sistem Informasi SDM Berbasis TI Akhirnya Memaksakan organisasi Menertibkan Administrasi SDM organisasinya. dan apa saja data konten dari database SDM?

Untuk menjawab pertanyaan tersebut, perhatikan kembali skema 1 pada postingan sebelumnya. Pada dasarnya perencanaan SDM terdiri atas dua komponen, yaitu memperkirakan kebutuhan SDM dan persediaan SDM. lalu bagaimana kedua komponen ini bekerja perhatikan skema 3 analisis kedua komponen, berikut ini;

Skema 3, Analisis Kebutuhan dan penyediaan SDM

Analisis dilakukan dengan melakukan perbandingan kebutuhan dan persediaan, Jika hasil analisis dan proyeksi menunjukkan kelebihan pegawai maka pegawai harus dikurangi cara yang dilakukan antara lain pembatasan penerimaan pegawai mengurangi jam kerja, pensiun dini sampai dengan kemungkinan pemberhentian. Jika hasil analisis dan proyeksi menunjukkan kekurangan pegawai organisasi harus mendapatkan kuatitas dan kualitas tenaga yang memenuhi syarat yang dibutuhkan. Proses seleksi dan rekruitmen tenaga dari eksternal harus dilakukan.

Kembali ke skema 1, Penentuan perkiraan persediaan SDM didapat melalui beberapa mekanisme. Yaitu tahap awal adalah melakukan prosedur untuk menetapkan tugas serta tuntutan ketrampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan dipekerjakan untuk itu, dengan melihat dari kemampuan dan karakteristik yang dimiliki oleh orang tersebut berupa pengetahuan, ketrampilan dan sikap perilaku yang dimiliki, proses ini disebut sebagai proses analisis jabatan. Hasil analisis jabatan digunakan sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi jabatan, yaitu proses sistematik dengan teknik tertentu untuk menganlisis dan menilai sekelompok jabatan dalam rangka penetapan nilai/bobot jabatan. Sehingga hasilnya dapat dilakukan untuk pengelompokkan dan atau pemeringkatan jabatan berdasarkan ciri-ciri tertentu dan atau bobot jabatan (nilai kumulatif dari faktor-faktor yang mempengaruhi tinggi rendahnya bobot jabatan, antara lain upaya mental, fisik, pendidikan, pengalaman dan lain-lain yang ditentukan untuk melakukan kegiatan dari suatu jabatan) proses ini disebut dengan mengklasifikasikan jabatan.

Selanjutnya hasil dari pengklasifikasian dapat digunakan sebagai dasar untuk :
a. Membuat peta jabatan untuk memperkirakan persediaan SDM.
b. Pembuatan Database untuk SIMSDM.
Dengan SIMSDM dapat dijadikan dasar untuk melakukan analisis keadaan PNS yang tersedia ataupun menyusun proyeksi persedian PNS secara terotomatisasi digabungkan dengan informasi peta jabatan yang ada. SIMSDM akan mampu memberikan kemudahan bagi manajemen SDM.
c. Menetapkan profil SDM yang dibutuhkan

Dengan demikian jelas, bahwa uraian diatas merupakan argumentasi bahwa Implementasi Sistem Informasi SDM Berbasis Teknologi Informasi Memaksakan Organisasi memperbaiki Manajemen SDM. perhatikan kembali skema 1, perbaikan manajemen SDM yang dimaksud meliputi ;
* Penyusunan dokumen Renstra organisasi
* Penyusunan dokumen Renstra SDM
* penetapan profil SDM yang dibutuhkan
* Memperkirakan kebutuhan SDM untuk waktu tertentu dengan teknik tertentu
* Memperkirakan persedian SDM untuk kurun waktu tertentu dengan teknik yang tepat
* Melakukan analisis jabatan berbasis kompetensi
* Melakukan evaluasi jabatan
* Melakukan klasifikasi jabatan
* Menyusun peta jabatan
* Menyusun profil kompetensi
* serta menyusun standar kompetensi

Semua output kegiatan diatas sebagai bahan inputan database. selanjutnya data yang ada di dalam database dioalah dan dikemas agar dapat diproses dengan cepat dan dapat ditampilkan dengan menarik melalui aplikasi TI, misalnya database dibuat dengan menggunakan aplikasi berbasis microsoft access atau mySQL sedangkan untuk tampilan berbasis web menggunakan php programming, sehingga user dapat mengakses data dengan mudah dan cepat serta tidak membosankan melalui interface websites tertentu.
Tunggu apa lagi sobat, segera otomatiskan organisasi atau perusahaan anda dengan aplikasi-aplikasi berbasis Teknologi Informasi.
Studi kasus Rancangan implementasi SIM SDM berbasis TI

SISDM Berbasis TI - 1

Implementasi SISDM Berbasis TI, Tertibkan Administrasi/Manajemen SDM (1)

Sebelum pembahasan lebih lanjut, tentunya mindset kita harus sepakat dulu bahwa :

"Implementasi TI terbukti merubah LowSpeed operation menjadi HighSpeed operation".

Pernyataan diatas sengaja saya tulis untuk meluruskan mindset dan pemahaman kita bahwa implementasi TI memang dibutuhkan untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi operasional organisasi, bukan atas dasar trend atau coba-coba meniru organisasi lain yang telah berhasil mengimplementasikan TI.

Untuk menguatkan mindset tersebut, bagi anda yang bukan praktisi di bidang TI, akan saya jabarkan penjelasan mengenai Sistem Informasi Sumber Daya Manusia berbasis TI (SISDM).

SISDM merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya manusia. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain dan menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.

Pada dasarnya tujuan implementasi SIM SDM berbasis TI adalah sebagai berikut :
* Sharing data dan informasi pegawai, meliputi :
o Data SDM yang valid
o Ketersediaan informasi SDM secara cepat
o Keterbukaan Informasi
o Mengamankan informasi yang dianggap rahasia oleh organisasi

* Mempercepat proses pengerjaan administrasi SDM
* Perbaikan manajemen SDM
* Mempercepat pengambilan keputusan Pimpinan

Berdasarkan uraian di atas maka dapat disimpulkan bahwa didalam SIM SDM, pemanfaatan TI hanya sebagai tools penyaji dan pengolah.

Perhatikan gambar berikut ini :

Skema 1. Mekanisme Manajemen SDM

Skema 1 ditulis oleh Bapak Hardijanto, M.PD, salah seorang guru besar di bidang manajemen Sumber Daya Manusia, juga sebagai mantan Kepala BKN. Meskipun title pendidikan beliau M.PD, namun berani saya jamin bahwa ilmu, pengetahuan, dan pengalaman beliau sebagai praktisi menjadikannya layak disebut sebagai Guru Besar.

Melalui skema 1 diatas, saya akan jelaskan bagaimana Sistem Informasi Manajemen SDM berbasis Teknologi Informasi (TI) bisa memaksakan organisasi untuk menertibkan administrasi/manajemen SDM yang dimiliki.

Jika kita perhatikan skema 1 diatas, sebenarnya ujung tombak implementasi SIM SDM yang berdayaguna adalah keberadaan Database SDM itu sendiri. Database adalah pusat data dimana didalamnya berisi berbagai data mentah yang berkaitan dengan SDM. Data mentah yang disimpan di dalam database SDM ini tidak lain adalah sebagai inputan proses untuk menjalankan fungsi manajemen SDM. Apa saja fungsi manajemen SDM, perhatikan skema 2, berikut ini :

Skema 2, Perencanaan SDM

Dengan demikian data mentah yang ada di dalam database SDM adalah segala jenis data yang dibutuhkan untuk kelancaran pelaksanaan fungsi MSDM, yaitu proses rekruitmen, seleksi, penempatan, diklat, keselamatan dan kesehatan kerja, pemberian kompensasi baik aspek penetapan hingga pembayaran, penilaian, promosi, pengembangan hingga pemberhentian.

Untuk organisasi yang memahami dan menerapkan ilmu administrasi tentunya dalam pencarian, pengumpulan, pengolahan dan evaluasi data untuk proses di atas akan mengedepankan proses tertib administrasi dan manajemen data yang baik.untuk model database manual, data di dalam database akan diakses secara manual dan dalam waktu yang lama baru dapat disajikan. berbeda halnya dengan database elektronik yang berbasis TI

Untuk kemudahan penyimpanan data di dalam database yang berbasis TI, data harus diorganisir dengan sesuai dengan kaidah Database Management System (DBMS), yaitu berupa tabel-tabel yang terhubung satu sama lain melalui sebuah primary key atau foreign key. Jika ingin belajar mengenai database klik di sini. Oleh karenanya jika pencarian, pengumpulan, pengolahan dan evaluasi data di atas telah mengedepankan proses tertib administrasi dan manajemen data yang baik, akan semakin memudahkan proses implementasi data berbasis TI. sebab database berbasis TI menghendaki data-data yang akan disimpan telah berbentuk format-format yang telah baku. inilah salah satu argumen bahwa Implementasi Sistem Informasi SDM Berbasis TI Akhirnya Memaksakan Organisasi Menertibkan Administrasi SDM organisasinya.

Kemudian apa argumen selanjutnya bahwa Implementasi Sistem Informasi SDM Berbasis TI Akhirnya Memaksakan Organisasi Menertibkan Administrasi SDM organisasinya. dan apa saja data konten dari database SDM? baca lanjutannya.. .

Bersambung.

Rancangan SISDM berbasis TI

Berikut ini adalah sebuah contoh Rancangan SISDM berbasis TI di suatu universitas sebut saja USO (Universitas Sandhi Oke). Rancangan Meliputi ; (Contoh Kasus aja..)

I. KELUARAN PROGRAM
Sistem informasi Sumber Daya Manusia memiliki kemampuan sebagai berikut:
1. Menampilkan Profil Sumber Daya Manusia di USO yang meliputi:

• Data Pejabat Struktural Seluruh Universitas.
• Data Kelompok Keahlian SDM (ahli sistem informasi, ahli manajemen, ahli akutansi, ahli politik luar negeri, ahli penyakit dalam, dsb)
• Data Kualifikasi SDM: profesor, doktor, master, sarjana, dsb.
• Data personal SDM: nama, NIP, tempat/tanggal lahir, foto, alamat, telp., emergency call, jenis pegawai (tetap/honorer/kontrak, dll), unit kerja, dsb.
• Data pangkat/jabatan
• Data pendidikan dan kursus yang pernah diikuti
• Data riset-riset & publikasi ilmiah yang pernah dikerjakan
• Data proyek-proyek yang telah dilakukan
• Data keluarga
• Data kesehatan
• Data status pegawai (aktif/tugas belajar DN/tugas belajar LN/non-aktif, dll)

2. Sistem Informasi SDM memiliki fasilitas “searching” untuk menampilkan informasi SDM sesuai keinginan pengguna.
3. Dalam batas-batas tertentu, Sistem Informasi SDM dapat diakses oleh masyarakat umum pengguna Internet.

II. PENGGUNA PROGRAM

Sistem informasi ini dapat melayani berbagai kriteria pengguna (multi user) dengan hak akses yang berbeda. Kelompok pengguna tsb adalah sebagai berikut:

• Rektorat : dapat mengakses semua data
• Dekanat: dapat mengakses data fakultas terkait
• Ka Jurusan: dapat mengakses data jurusan terkait
• Ka unit lain: dapat mengakses data unit terkait
• SDM yang bersangkutan
• Masyarakat umum; informasi yang dapat diakses terbatas pada:
* Pejabat Struktural Universitas
* Informasi Personal SDM
* Kelompok Keahlian
* Kualifikasi SDM

III. KEAMANAN PROGRAM

1. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ini berjalan pada sistem operasi LINUX dengan database MySQL yang relatif murah, namun handal menangani keamanan akses data pada jaringan komputer.
2. Kecuali masyarakat umum, setiap pengguna yang akan mengakses data memerlukan pasword yang sesuai dengan pengguna tsb.
3. Sistem ini dilengkapi log file data pengguna yang terkoneksi ke database yang mampu merekam informasi sbb:
* Nama pengguna,
* Lokasi IP Address pengguna,
* Hari, tanggal, jam, menit, & detik,
* Durasi akses data,
* Apa yang dilakukan

Data-data tersebut diperlukan untuk mendeteksi dan melacak hacker yang mencoba merusak sistem.

4. Sistem ini juga dilengkapi fasilitas BACK-UP database yang diperlukan jika terjadi kerusakan data.


IV. KEUNGGULAN

Keunggulan sistem informasi ini meliputi:
* Tersedianya data SDM USO secara cepat, akurat, dan terpadu.
* Perangkat lunak yang digunakan menggunakan LINUX dan MySQL yang relatif murah dan mudah didapat.
* Dibuat oleh SDM milik USO sendiri yang telah mengetahui atribut-atribut SDM USO sehingga dapat menghindarkan kesalahan yang mendasar. Disamping itu, sistem informasi ini dapat dikembangkan sendiri oleh SDM USO sesuai dengan tuntutan kebutuhan di masa yang akan datang.

Semoga bermanfaat  

HR DEVELOPMENT & PLAN CAREER

PENGEMBANGAN SDM & PERENCANAAN KARIR 

Pengembangan SDM

Kesenjangan antara Kemampuan Kerja dan

Tuntutan Tugas

KOMITMEN,

Pengembangan SDM untuk mempersiapkan tenaga manajerial sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan dalam management succession plan

KOMPETENSI,

Peningkatan intensitas persaingan menuntut adanya usaha untuk meningkatkan kompetensi SDM

TRANSFORMASI,

Perubahan kondisi lingkungan eksternal maupun karena kebutuhan pengembangan internal

Kegunaan Pengembangan SDM bagi Organisasi

1. PENINGKATAN PRODUKTIVITAS KERJA ORGANISASI

2. TERWUJUDNYA HUBUNGAN YG SERASI ANTARA ATASAN DAN BAWAHAN

3. TERJADINYA PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN YG LEBIH CEPAT DAN TEPAT

4. MENINGKATKAN SEMANGAT KERJA DAN KOMITMEN ORGANISASIONAL

5. MENDORONG SIKAP KETERBUKAAN MANAJEMEN (MANAJEMEN PARTISIPATIF)

6. MEMPERLANCAR/ MENGEFEKTIFKAN JALANNYA KOMUNIKASI OPERASIONAL

7. PENYELESAIAN KONFLIK SECARA FUNGSIONAL

Kegunaan Pengembangan SDM bagi Pegawai

1. KEPUTUSAN LEBIH BAIK

2. KEMAMPUAN MENYELESAIKAN MASALAH

3. INTERNALISASI DAN OPERASIONALISASI FAKTOR MOTIVASIONAL

4. DORONGAN MENINGKATKAN KEMAMPUAN KERJA

5. MEMPERBESAR RASA PERCAYA DIRI

6. TERSEDIAANYA INFORMASI TTG PROGRAM PENGEMBANGAN KEMAMPUAN

7. MENINGKATKAN KEPUASAN KERJA

8. MENINGKATKAN PENGAKUAN ATAS KEMAMPUAN INDIVIDU

9. MEMPERBESAR TEKAD UTK MANDIRI

10. MENGURANGI KETAKUTAN DLM MENGHADAPI TUGAS-TUGAS BARU DIMASA YAD

Aktivitas Dalam Training and Development

PENENTUAN KEBUTUHAN

masalah yg dihadapi saat ini dan tantangan baru yg diperkirakann akan dihadapi di masa YAD

PENENTUAN SASARAN

peningkatkan kemampuan teknis dan atau perilaku

(spesifik, terukur dan time-targeted)

PENETAPAN ISI PROGRAM

spesifikasi materi, kurikulum dan silabus

(peningkatan keahlian, menambah pengetahuan, merubah perilaku)

IDENTIFIKASI PRINSIP-PRINSIP BELAJAR

metode belajar/ mengajar: partisipasi, repetisi, relevansi, pengalihan, umpan balik

PELAKSANAAN PROGRAM

aksentuasi dan intensitas

IDENTIFIKASI MANFAAT

pemutakhiran kompetensi, perubahan kondisi/ lingkungan, perpindahan pegawai

PENILAIAN PELAKSANAAN PROGRAM

peningkatan kemampuan kerja, perubahan sikap/ disiplin/ ethos kerja

(penentuan kriteria, pre/ post test, continual improvement)

EVALUASI TRAINING AND DEVELOPMENT

KRITERIA KEBERHASILAN

1. PENINGKATAN KEMAMPUAN DALAM MELAKSANAKAN TUGAS.

2. PERUBAHAN PERILAKU YANG TERCERMIN PADA SIKAP, DISIPLIN DAN ETOS KERJA.

PERENCANAAN KARIR

TERMINOLOGI

KARIR (Career),

Seluruh pekerjaan/ tugas yang pernah dikerjakan oleh seorang pegawai selama masa kerjanya

POLA KARIR (Career path),

Tahapan perkembangan pekerjaan/ tugas dan tanggung jawab seorang pegawai yang membentuk suatu riwayat karir

TUJUAN KARIR (Career goals),

Posisi/ jabatan (di masa yang akan datang), yang ingin dicapai/ diperjuangkan oleh seorang pegawai

PERENCANAAN KARIR (Career planning),

Proses pemilihan tujuan karir dan pola karir yang akan dipergunakan oleh seseorang dalam upaya pencapaian tujuan karir yang bertalian

PENGEMBANGAN KARIR (Career Dev’t),

Pengembangan/ peningkatan yang dilakukan untuk menyelaraskan kemampuan/ kompentensi dengan perencanaan karir

EMPLOYEE WANTS

Career equity

Karyawan menginginkan kesetaraan dalam sistem promosi berkaitan dengan kesempatan pengembangan karir

Supervisory concern

Karyawan menginginkan atasan langsungnya berperan secara aktif dalam pengembangan karir serta memberikan bimbingan (feedback) atas kinerjanya, secara berkala.

Awareness of opportunities

Karyawan pemahaman atas kesempatan untuk mengembangkan karir.

Employments interest

Masing-masing karyawan membutuhkan informasi dan memiliki tingkat kepentingan yang berbeda dalam hal pengembangan karir.

Career satisfaction

Sesuai dengan usia dan jabatannya, masing-masing karyawan, memiliki tingkat kepuasan berkarir yang berbeda.

MANFAAT PERENCANAAN KARIR

Develop promotable employees

Membantu pengembangan kemampuan karyawan yang berbakat (potensi), untuk memenuhi kebutuhan dimasa yang akan datang (pensiun, penguduruan diri, pertumbuhan organisasi)

Taps employee potential

Memacu kegairahan karyawan, untuk menggali potensi kemampuann individunya, sesuai dengan tujuan karirnya.

Furthers personal growth

Career plans and goals dapat menjadi motivator bagi karyawan untuk menumbuhkan dan mengembangkan kompetensi individunya.

Lower turnover

Meningkatkan perhatian dan kepedulian terhadap karir individu karyawan, dapat meningkatkan loyalitas dan akan menurunkan tingkat turnover.

PEMBANGUNAN KARIR

Job performance

Kemajuan karir, sangat tergantung pada tingkat kinerja.

Exposure

Exposure, membuat seseorang ‘menonjol’ terutama di organisasi yang besar.

Networking

Mendapat perhatian dari ‘luar’ organisasi dapat bermanfaat untuk mengidentifikasikan ‘kesempatan kerja’ yang lebih menjanjikan.

Resignations/ Leveraging

Pengunduran diri, kadang kala menjadi satu-satunya jalan untuk mencapai tujuan karir, terutama apabila ada penawaran kesempatan berkarir diluar organisasi.

Organizational loyalty

Menawarkan karir, bukan hanya pekerjaan dapat meningkatkan loyalitas karyawan.

Growth opportunities

Mengembangkan kemampuan dengan mendapatkan ‘degree’ yang lebih tinggi, atau mencari penugasan baru.

Career planning tidak menjamin keberhasilan karir seseorang, namun tanpa adanya suatu career planning kadang-kadang seseorang menjadi tidak punya persiapan dalam mempergunakan kesempatan yang muncul. Penanggung jawab utama dari career planning dan career development seseorang adalah dirinya sendiri. Keterlibatan HR-Dept untuk menjadikan suatu career planning sebagai keberhasilan bersama (pegawai dan perusahaan) adalah dengan menyediakan informasi dan memberikan dukungan manajemen.

KARYAWAN PERGI...SIAPA YANG BERTANGGUNGJAWAB ??

Manajemen Buruk, Karyawan Cabut

Anda pasti pernah pindah-pindah tempat kerja. Apa alasan Anda? Gaji rendah? tak ada jenjang peningkatan karier? pindah tempat tinggal? Lingkungan kerja yang kurang bagus?Ada banyak alasan seseorang untuk berhenti kerja. Salah satunya yang cukup besar dalam membuat seorang pegawai memutuskan berhenti kerja adalah atasannya.

Sebuah survei yang diterbitkan dalam Colourful Lives Report olehFuture Foundation mengatakan, 28 karyawan memutuskan berhenti bekerja karena atasan yang tidak bias memotivasi mereka dengan cara yang baik, 20 persen karena ingin membuka usaha sendiri dan menjadi wirausaha, 15 persen karyawan pindah karena gaji yang rendah, 10 persen karena lingkungan yang tidak cocok, 10 persen karena tidak ada jenjang karier, 5 persen karena pindah tempat tinggal, 22 persen karena alasan yang lain-lain.

Angka terbanyak pekerja yang pindah kerja karena atasan yang tidak memberikan motivasi yang baik terhadap karyawannya. Menurut hasil survey Future Foundation, lebih dari 1 banding 10 orang yang berhenti bekerja karena atasan yang buruk, bahkan mencari karier yang sangat berbeda dari sebelumnya. Mereka yang mencari karier yang berbeda tentunya selain karena ingin mencari pengalaman, mencoba hal yang baru, juga karena tidak ingin terperangkap pada situasi yang sama dengan atasan seperti sebelumnya. Sementara satu dari 20 orang memutuskan untuk memulai bisnis sendiri untuk menghindari manajemen yang buruk dari atasan.

Mereka yang memutuskan membuka bisnis sendiri, ingin membangun manajemen yang lebih baik dari saat mereka bekerja dulu. Kebanyakan dari mereka ingin mengubah sistem manajeman yang tidak sesuai dengan diri mereka, jika mereka berwirausaha otomatis control manajemen ada pada diri mereka dan mereka akan memperbaiki manajemen yang kurang bagus seperti mereka rasakan saat masih bekerja.

Seperti apa sosok atasan atau pemimpin yang baik dan ideal menurut para karyawan? Dari hasil survei yang didapatFuture Foundation, 50 persen mengatakan harus memiliki keterbukaan, 20 persen seorang komunikator yang handal, 15 persen seorang yang suportif, 10 persen pemimpin yang menghormati staff atau anak buahnya sebagai individu yang berbeda, dan 5 persen pemimpin yang bagus dan cakap dalam berbicara dan berperilaku.

Manajemen atau atasan yang buruk juga berdampak buruk terhadap bisnis perusahaan tersebut. Dampaknya dapat dilihat dari para karyawannya. Ketika bekerja di bawah bos yang payah, 50 persen karyawan mengatakan kehilangan motivasi, 25 persen mengatakan menurunnya produktivitas, dan 25 persen mengatakan sering mengajukan izin sakit untuk menghindari kerja.

Lebih dari tiga perempat pekerja berpikir bahwa bos mereka tidak membuat mereka merasa tertarik untuk mengeluarkan ide-ide baru, tidak memberikan rasa nyaman kepada  mereka atau memberikan mereka kesempatan untuk mengekspresikan diri seolah-olah membatasi kreatifitas bahkan membunuh kreatifitas kerja mereka. Sikap menghargai kemampuan karyawan sebagai individu dan memeluk kreativitas mereka dapat membuat perbedaan yang amat baik dan berbuah pada hasil kerja yang baik sehingga karyawan menjadi betah dan semangat untuk bekerja, bahkan dapat membuat karyawan awet bekerja pada perusahaan tersebut.

Sumber artikel: femalekompas.com dan redaksi

Sumber gambar: internetmarketing. com